Konfidencialumo susitarimas (NDA): kaip jį pasirašyti sklandžiai ir be spragų

Pradedant bendradarbiauti su nauju verslo partneriu, investuotoju, tiekėju ar komandos nariu, dažnai tenka dalytis informacija, kurios nesinori atskleisti viešai. Tai gali būti verslo planai, finansiniai duomenys, informacija apie klientus, kuriami produktai ar kitos su įmonės veikla susijusios žinios. Todėl prieš pradedant dalytis jautresne informacija vertėtų iš anksto susitarti, kaip ji bus saugoma, naudojama ir kam gali būti atskleidžiama.

Tam dažnai pasitelkiamas konfidencialumo susitarimas, dar vadinamas NDA (angl. Non-Disclosure Agreement). Jame apibrėžiama, kokia informacija laikoma konfidencialia ir kokių įsipareigojimų turi laikytis susitarimo šalys. Praktikoje toks susitarimas neretai tampa vienu pirmųjų žingsnių pradedant naują bendradarbiavimą – kol jis nepasirašytas, jautresne informacija dalytis neskubama.

Elektroninio NDA privalumai

NDA paprastai būna trumpas, standartinis ir sudaromas prieš kiekvieną naują bendradarbiavimą, todėl popierinis formatas netinka. Kai dokumentų pasirašymas vyksta internetu, abi šalys susitarimą gali sudaryti labai greitai – tą pačią dieną ar net to paties vaizdo skambučio metu.

Elektroniniu būdu pasirašytame dokumente taip pat išsaugoma informacija apie pasirašymo laiką. Tai gali būti svarbu tuo atveju, jei vėliau kiltų klausimų, kada tiksliai susitarimas buvo pasirašytas ir nuo kada šalys įsipareigojo saugoti konfidencialią informaciją.

Dažniausios NDA klaidos

Net ir greitai pasirašytas NDA neužtikrins reikiamos apsaugos, jei jo sąlygos suformuluotos netiksliai. Todėl prieš pasirašant derėtų įvertinti kelis svarbius aspektus:

• Neaiškiai apibrėžta konfidenciali informacija. Formuluotė „visa informacija“ gali būti pernelyg plati ir sukelti neaiškumų. Geriau aiškiai nurodyti, kokia informacija laikoma konfidencialia, pavyzdžiui, finansiniai duomenys, klientų sąrašai ar kainodara.
• Nenurodytas susitarimo galiojimo terminas. Vertėtų aiškiai nustatyti, kiek laiko konfidencialumo įsipareigojimai galioja pasibaigus bendradarbiavimui – dvejus, penkerius metus ar kitą sutartą laikotarpį.
• Dokumentą pasirašo tam teisės neturintis asmuo. Įmonės vardu sutartį tvirtinti gali tik vadovas arba įgaliotas atstovas. Prieš pasirašant būtina įsitikinti, ar asmuo turi teisę prisiimti atitinkamus įsipareigojimus.
• Parašo atvaizdas vietoje elektroninio parašo. Į PDF dokumentą įklijuotas parašo atvaizdas savaime nėra tas pats, kas kvalifikuotas elektroninis parašas. Jei svarbu užtikrinti dokumento autentiškumą ir pasirašiusio asmens tapatybę, reikėtų rinktis tinkamą elektroninio pasirašymo būdą.

Svarbūs veiksmai po pasirašymo

Pasirašius NDA, vertėtų pasirūpinti ne tik pačiu dokumentu, bet ir jo vykdymu. Pavyzdžiui, naudinga pasižymėti, kada baigiasi konfidencialumo įsipareigojimai ir kas įmonėje yra atsakingas už susitarimo priežiūrą.

Jei bendradarbiavimas nutrūksta, NDA gali numatyti pareigą grąžinti arba saugiai sunaikinti gautą konfidencialią informaciją. Tokiu atveju reikėtų raštu patvirtinti, kad ši pareiga įvykdyta. Jei tokį patvirtinimą pasirašo abi šalys, vėliau lengviau įrodyti, kad buvo laikomasi susitarimo sąlygų.

Įmonėms, kurios sudaro daug konfidencialumo susitarimų, pravartu turėti bendrą jų registrą. Jame galima žymėti, su kuo susitarimas sudarytas, kada jis pasirašytas ir kiek laiko galioja. Taip svarbi informacija lieka vienoje vietoje ir sumažėja rizika praleisti reikšmingą terminą.

Vienpusis ar abipusis susitarimas

NDA gali būti vienpusis arba abipusis. Jei konfidencialia informacija dalijasi tik viena šalis, pavyzdžiui, verslas pristato savo idėją investuotojui, gali pakakti vienpusio susitarimo. Jei informacija keičiasi abi šalys, pavyzdžiui, kartu rengiant bendrą projektą, tikslinga numatyti abiejų šalių konfidencialumo įsipareigojimus.

Tai derėtų aptarti dar prieš rengiant ar siunčiant dokumentą. Iš anksto suderinus NDA sąlygas, pavyks išvengti vėlesnių taisymų ir papildomų derybų.

Kaip tai vyksta praktiškai

Jei turite parengtą ir patikrintą NDA, jį galima pritaikyti konkrečiam bendradarbiavimui ir įkelti į elektroninio pasirašymo sistemą. Joje nurodomi pasirašantys asmenys ir, jei reikia, nustatoma pasirašymo tvarka. Kiekvienas dalyvis gauna kvietimą el. paštu ir dokumentą gali pasirašyti jam patogiu metu, patvirtindamas savo tapatybę „Smart-ID“, mobiliuoju parašu ar kitu sistemoje prieinamu būdu. Pasirašytas dokumentas išsaugomas elektroniniu formatu ir gali būti perduotas visoms susitarimo šalims.

Elektroninis pasirašymas ypač patogus, kai bendradarbiauja skirtinguose miestuose ar šalyse esantys žmonės. Kvalifikuotas elektroninis parašas pripažįstamas visoje Europos Sąjungoje, todėl vien dėl atstumo nereikia siųsti dokumentų paštu ar derinti susitikimo.

Kruopščiai parengtas NDA padeda aiškiai susitarti dėl konfidencialios informacijos apsaugos dar prieš prasidedant bendradarbiavimui. O galimybė greitai ir patogiai jį pasirašyti elektroniniu būdu leidžia daugiau dėmesio skirti pačiam darbui ir būsimiems susitarimams.